Община Долни чифлик изгражда цялостна система за управление на архивните и документните си фондове, която обхваща работата както с хартиените документи, така и с електронните им копия. Хартиените носители на документите се маркират с RFID таг, чрез който може да се проследява тяхното движение - между отдели, дирекции, между служители и в различни помещения. Така ще може прецизно да се локализира тяхното местоположение и да се прави бърза и ефективна инвентаризация. Това става възможно благодарение на реализиращия се проект „Комбинирана система за електронно управление на администрацията и подобряване достъпа до услуги на населението, свързани с информационните и комуникационните технологии на територията на община Долни чифлик". Стойността на проекта е 1 348 480 лв. без ДДС, науччи Moreto.net.

Средствата са осигурени по Договор № 03/321/01602 от 10.12.2013 г. за отпускане на безвъзмездна финансова помощ по мярка 321 „Основни услуги за населението и икономиката в селските райони" от Програмата за развитие на селските райони 2007-2013 г. Избраният след конкурс изпълнител е ДЗЗД „Електронна община".

„С реализирането на този проект ще се улесни процесът на подаване на заявления за вадене на документи, ще се спестят разходи и време на подателите и ще се ускори целият процес по административно обслужване в отдалечените от административния център населени места. Това е особено важно, заради планинския характер на релефа в общината и затруднения достъп до селата особено в зимния период", обясни кметът на Долни чифлик Борислав Натов.

Системата обхваща и управление на електронните копия на документите. Първо те се дигитализират, обработват и се каталогизират в уеб базирана система, през която се управлява достъпа до всеки документ, в т.ч. и от гледна точка на сигурност на информацията. Една система обхваща целия цикъл на управление на документите и архивните фондове. Населението може да получи достъп до документите през уеб базиран интерфейс.

Изграденият информационен център във фоайето на административната сграда на общината ще гарантира целодневен достъп на жителите и гостите на общинския център до възможност за предоставянето на електронни услуги и за извършването на справки и разпечатването на документи в реално време. Осигуряването на точка за безплатен безжичен интернет-достъп за онези потребители, които използват мобилни устройстваq пък ще улесни достъпа на хората до електронни административни услуги и ще насърчи използването на информационни технологии от населението.

Проектът предвижда изграждането на информационни терминали във фоайетата или помещения на кметствата на населените места. Така се гарантира бързият и свободен достъп на жителите на съответното населено място до архива и възможност за извършването на справки и разпечатването на документи.

Хората в неравностойно положение ще се ползват от специализиран софтуер, който ще им даде достъп до електронни административни услуги, посредством заложените функционалности в софтуера на информационните терминали.